Proprietarii care doresc să acceseze documente sau să primească răspunsuri la contestații din partea asociațiilor de proprietari trebuie să fie atenți la modul de comunicare. Deși cerințele de acces la acte sunt prevăzute de lege, transmiterea acestora prin poșta electronică nu reprezintă o obligație impusă președintelui. În acest context, este esențial ca fiecare solicitant să verifice regulile specifice asociației înainte de a formula o cerere oficială.
Conform explicațiilor oferite de avocatul Gelu Pușcaș, Legea nr. 196/2018 nu prevede nicio obligație pentru președintele asociației de a comunica prin e-mail documentele sau răspunsurile la cereri. Președintele acționează în numele asociației, însă legislația nu impune utilizarea poștei electronice pentru transmiterea actelor. De aceea, proprietarii trebuie să consulte statutul asociației sau regulamentul condominiului pentru a vedea dacă există proceduri specifice de comunicare.
Procesul de transmitere a documentelor prin e-mail implică activități suplimentare care nu sunt prevăzute în atribuțiile președintelului. Acestea includ căutarea documentelor în arhivă, fotocopierea acestora, scanarea și, foarte important, anonimizarea datelor cu caracter personal. Deoarece aceste etape necesită timp și efort, președintele nu este obligat prin lege să le efectueze pentru a trimite un e-mail, decât dacă asociația a stabilit acest lucru prin actele sale interne.
Multe asociații de proprietari au stabilit în actele proprii că toate solicitările trebuie să fie formulate în scris și semnate de proprietar. Această procedură servește la confirmarea identității persoanei care înaintează cererea și a calității de proprietar a acesteia. În cazul în care asociația a optat pentru această metodă, cererile trimise exclusiv prin e-mail pot fi refuzate, deoarece nu respectă modalitatea de comunicare stabilită de regulamentul intern.
Există și o problemă legată de interpretarea articolului 28 din Legea nr. 196/2018, utilizat frecvent în solicitările de documente. Avocatul avertizează că nu toate documentele intră sub incidența acestui articol, iar practica judiciară a arătat că unele acțiuni în instanță pot avea rezultate neașteptate. Proprietarii care invocă acest articol trebuie să fie foarte atenți la detalii, deoarece costurile nu se limitează doar la fotocopierea documentelor solicitate.
În lipsa unei reglementări clare, președintele poate folosi e-mailul doar pentru o mai bună comunicare și transparență, nu din obligație legală. În prezent, nu există o normă care să oblige asociația de proprietari să dețină o adresă de corespondență electronică pentru acest scop. Astfel, solicitările care nu respectă formele prevăzute de statutul asociației pot fi ignorate fără ca președintele să încalce legea.